蕃茄工作法的二三事

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(image via Vladimir Pospelov)

上週二,不小心參與了 Joanthan 號招的 AgileCommunication.TW,形式是每個人五分鐘的閃電秀,Pomodoro 蕃茄工作法,就是我在這五分鐘裡面分享的題目。我在今年初的時候偶然的情況下看見同事電腦上的蕃茄鐘 App,經由同事的介紹,而開始使用蕃茄鐘。說實在五分鐘有點短,因此這篇算是再整理一下我在實際運用 Pomodoro 上的心得與感想 :)

說在前頭,其實我覺得每個人五分鐘的閃電秀分享,加上將近一個小時的 Social Time,其實是非常不錯的聚會形式,有些聚會可能就一兩個講者在台上分享一個小時,但是後續的討論與對話就稍嫌薄弱了,每個人參與到的僅止於接收,後續的討論,眾人的參與度就少了點。但是每個人都上去講五分鐘,狀況又不太一樣了,個人感覺這樣的形式後續的討論力道滿夠的,由於每個人都有小小的分享,對每個人就會有些小小的熟悉度,而且大家都有參與到整個活動,這樣看起來後面的 Social Time 的確帶來了更多的討論與分享,缺點就是閃電秀真的是太短了 XD

上面是我簡單的 Slide,真的非常簡單,去頭去尾只剩四張,搔癢搔的不太夠,所以才會有這篇文。

什麼叫蕃茄工作法?

蕃茄工作法,簡單的說就是一種個人的時間管理法,最近幾年,Agile 的議題是漸漸的熱門了起來,近兩年慢慢的可以看到網路上討論例如:Scrum、XP 等等的敏捷開發方法,公司敏捷了起來、團隊敏捷了起來,但是這些工作法其實還是比較偏向於整體團隊的開發方法,那我們個人呢?身為一個軟體開發者,整個團隊、公司敏捷起來之前,我們個人也應該要進入所謂敏捷的方法,一起敏捷起來,那蕃茄工作法呢,其實就可說是一個屬於個人的、短單位時間的 Agile。

為什麼要提到個人的敏捷呢?因為縱使團隊尚在磨合,也許還沒有達到所謂敏捷方法的要求,但是每個人還是可以從改變自身的工作方法開始,畢竟腦袋身體是自己的,統合自己達到要求,比統合整個團隊達到要求要來的容易多了,不是嗎?所以整個團隊從我們自己開始,先讓一小部分敏捷起來,再讓整個團體敏捷起來(?)

蕃茄工作法,最常聽到的就是所謂每工作 25 分鐘,休息 5 分鐘,稱為一個蕃茄鐘,而每個蕃茄鐘之間不斷循環。的確是相當單純的定義,但是,其實蕃茄工作法,著重的並非數字上的時間,而是整體工作的步調節奏,採用蕃茄工作法的人,總是維持著一個每半小時之中休息五分鐘的快速工作節奏,這樣的工作步調,讓人不至於一下子工作太久,造成生心理上的負擔,總是保持的五分鐘的休息時間,但也不會休息太久讓人脫離工作狀況。

計畫與紀錄

要使用蕃茄工作法的工具很簡單,一枝筆、一張紙、一個簡單的定時器。

每一天的開始,我們將會計畫今天一整天的待辦事項、清單,嘗試的運用蕃茄鐘單位(25 分鐘)來估算並寫上每一個事項或項目會花上多少蕃茄鐘。當然,不一定是要在每天早上就詳細的規劃今天的待辦事項,因為事情總有突然,每天的下午,如果在早上又有新的任務,那麼可以重新的來審視自己的工作清單項目,我們可以重新的來安排,並且根據狀況來估計。假設某一天的下午,我希望自己能夠做完 6 個蕃茄鐘,那就是三個小時的工作時間,早上的會議也有一些新的項目,那麼就在這 6 個單位內,盡可能的排入最多可完成的工作。

對於蕃茄工作法來說,紀錄與計畫是相同重要的,尤其是剛開始使用蕃茄工作法的人。假設一個 Task 自己估計需要三個蕃茄鐘來完成,那麼每完成一個蕃茄鐘,看是在自己的清單上做個記號,或是運用一些工具網站(如 Trello 的 checklist 功能)來紀錄實際狀況,詳細的紀錄這個 Task 也許只花了兩個鐘就完成了,或是花了四個蕃茄鐘才完成,以及被中斷了幾次,這些狀況都要好好的記錄下來,當我們回頭 Review 的時候,透過詳細的紀錄,慢慢的改善自己的工作情況,透過詳細的紀錄,也會發現,估算工作時間會越來越準確,所以使用蕃茄工作法時,別忘了透過一些方便的清單工具,會達到更好的效果。

放鬆與衝刺

蕃茄工作法提倡的作法是,在 5 分鐘的休息時間中,要盡可能的放鬆心情與休息,5 分鐘結束的蕃茄鐘一響,我們應該馬上進入下一個 25 分鐘的衝刺階段,這段期間,就是專注在工作上,全力衝刺,直到蕃茄鐘的鈴聲響起。

那麼,當我們全力工作的時候,如果分心不在工作上了,或是遇到可能其他人有問題之類的突發狀況,那我們就必須要紀錄這次的中斷,並且在中斷結束之後,重新開始一個 25 分鐘的衝刺,千萬不可以接著前面未完成的時間,由中間開始,這將會嚴重影響工作步調。

分心、中斷又可以分為是個人的因素或是外部的因素,有時候自己可能工作到一半,想要看個 Facebook 啊,或是水喝太多,尿急啊等等之類的,當然,尿急就快去尿,忍尿是不好的。至於分心摸魚這件事,經過前面所謂詳細的紀錄之後,可以好好督促自己,減少自己在 25 分鐘衝刺階段分心的次數,達到更好的工作效率。而外部因素的中斷,就要好好的分析與反應了,如果今天事情非常的緊急,例如負責的線上 Production 環境的服服務掛掉了,當然要馬上處理,但是如果是一些可以延後處理或不是那麼緊急的事項,我們或許可以請對方稍等一下,免去中斷衝刺狀態的情況。

自我修煉

任何工作方法,最後取決的依然是人,一個團隊縱使導入許多敏捷開發方法,如果團隊裡的成員沒有跟著動起來,那再好的方法也是徒勞,所以整個團隊要 Agile,就應該從自己開始。嘗試的運用蕃茄工作法讓自己更加的 Agile。

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